YOGYAKARTA - Tata kelola administrasi dan komunikasi kelembagaan merupakan fondasi utama dalam menciptakan penyelenggaraan pemerintahan serta pelayanan publik yang profesional, efisien dan akuntabel. Di lingkungan Akademi Komunitas Negeri Seni dan Budaya Yogyakarta (AKNSBY), unit Tata Usaha (TU) bersama personel Satuan Pengamanan (Satpam) memegang peranan krusial sebagai elemen penggerak operasional instansi. Tidak hanya dalam pengelolaan dokumen administrasi tetapi juga sebagai garda depan yang mempresentasikan citra dan reputasi kelembagaan di mata masyarakat dan pemangku kepentingan.
Hal tersebut disampaikan Bayu Aprianto, S.Pd.,M.Pd. selaku Kasubbag TU AKNSBY di sela pelaksanaan Kegiatan Bimbingan Teknis Tata Kelola Kerumahtanggaan dan Ketatausahaan di lingkungan AKN Seni dan Budaya Yogyakarta Tahun Anggaran 2026 di Balai Penjaminan Mutu Pendidikan (BPMP) DIY, Jalan Tirtomartani, Kalasan, Sleman, Selasa (8/9/2026). Bimtek yang berlangsung tiga hari hingga 10 September ini diikuti oleh Direktur, Kasubbag Tata Usaha, staf Tata Usaha, staf Akademik, dan personel Satpam.
Menurut Bayu, seiring dengan meningkatnya intensitas kegiatan organisasi, tuntutan kompetensi bagi pegawai Tata Usaha dan Satpam berkembang luas. Fungsi pelayanan kini menuntut penguasaan terpadu pada tiga pilar utama, yaitu Kehumasan (Public Relations), Pemimpin Acara (Master of Ceremonies/MC) dan Keprotokolan.
“Fungsi Kehumasan dibutuhkan untuk mengelola penyampaian informasi dan pelayanan tamu secara komunikatif, fungsi Keprotokolan serta pengamanan protokol diperlukan guna memastikan aturan tata tempat, tata upacara, tata penghormatan dan alur penerimaan tamu berjalan tertib sesuai regulasi. Sementara keterampilan MC menjadi kunci kelancaran pemanduan agenda formal maupun semi-formal organisasi,” papar Bayu.
Namun dalam praktiknya, masih dijumpai kendala operasional seperti keterbatasan pemahaman standar keprotokolan dan penerima tamu VVIP/VIP, variasi kualitas pemanduan acara serta koordinasi alur pelayanan front-office yang belum seragam antara staf administrasi dan Satpam. Kondisi ini berpotensi memengaruhi kenyamanan tamu, kelancaran acara kelembagaan, serta kualitas pelayanan publik secara keseluruhan.
Oleh karena itu, penyelenggaraan Bimbingan Teknis Tata Kelola Kerumahtanggaan dan Ketatausahaan ini menjadi langkah strategis yang sangat penting bagi pegawai TU dan Satpam. “Melalui pembekalan materi komprehensif dan simulasi praktis di bidang Kehumasan, MC dan Keprotokolan, kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan sinergi, keseragaman standar pelayanan serta profesionalisme seluruh garda depan instansi dalam mendukung terwujudnya tata kelola organisasi yang adaptif, tertib dan berintegritas,” tegas Bayu. (Humas-AKNSenBud)
